İş Akışı Otomasyonu Nedir? Zapier ve Make ile Başlangıç Rehberi 2026
İş akışı otomasyonu, iki veya daha fazla uygulama arasında veri transferini ve tekrarlayan görevleri insan müdahalesi olmadan çalıştıran yazılım mimarisine verilen addır. Temel birimi tetikleyici-aksiyon çiftidir: bir uygulamada bir olay gerçekleşir, bir diğerinde otomatik eylem başlatılır. Bu işlemi Zapier, Make (eski adıyla Integromat) veya n8n gibi no-code platformlar sürükle-bırak arayüzüyle kurgulayabileceğiniz hale getirir.
Neden Otomasyon Kurmalısınız?
Tekrarlayan görevler, bilgi çalışanı zamanının ortalama %19’unu tüketir. McKinsey’in 2023 raporuna göre mevcut iş aktivitelerinin %45’i bugünün teknolojisiyle otomatikleştirilebilir durumda. Somut karşılığı şudur: haftada 5 saat kopya-yapıştır işi yapan bir pazarlama asistanı, yılda 260 saat kaybeder. Bu süreyi bir Zapier “Zap” ile dakikalar içinde ortadan kaldırmak mümkündür.
Otomasyon en çok şu senaryolarda ölçülebilir fark yaratır:
- Form dolduran potansiyel müşteri, 0 saniyede CRM’e düşer ve Slack kanalına bildirim gider.
- Shopify’da yeni sipariş oluştuğunda müşteri otomatik olarak Mailchimp listesine eklenir.
- Google Sheets’e yazılan proje görevi, Trello kartına dönüşür.
- Müşteri destek e-postası, anahtar kelimeye göre doğru ekip üyesine yönlendirilir.
İpucu: Otomasyona başlamadan önce hangi görevi kaç kez yaptığınızı bir hafta boyunca not edin. Günde 3 kereden fazla tekrarlayan her adım otomasyon adayıdır.
Tetikleyici-Aksiyon Mantığı Nasıl Çalışır?
Her otomasyon üç bileşenden oluşur:
Tetikleyici (Trigger): Süreci başlatan olaydır. “Formdan yeni yanıt geldi”, “e-posta etiketlendi” veya “Shopify’da sipariş tamamlandı” gibi durumlar tetikleyicidir. Tetikleyici olmadan otomasyon uyumaya devam eder.
Aksiyon (Action): Tetikleyici devreye girince çalışan adımdır. Tek bir aksiyon olabileceği gibi sıralı birden fazla adım da kurulabilir. “CRM’e kayıt ekle, ardından Slack mesajı gönder, ardından takvime randevu oluştur” şeklinde zincirleme yapılır.
Filtre / Koşul: İsteğe bağlıdır ama çoğu gerçek senaryoda zorunlu hale gelir. “Sadece İstanbul’dan gelen formları işle” veya “sipariş toplamı 500 TL üzerindeyse devam et” gibi koşullar otomasyonun yanlış verileri işlemesini engeller.
Zapier ve Make Karşılaştırması
| Özellik | Zapier | Make |
|---|---|---|
| Ücretsiz plan | 100 görev/ay, 5 Zap | 1.000 operasyon/ay, sınırsız senaryo |
| Başlangıç ücretli plan | $19,99/ay (750 görev) | $9/ay (10.000 operasyon) |
| Entegrasyon sayısı | 6.000+ uygulama | 1.500+ uygulama |
| Görsel arayüz | Doğrusal adım listesi | Akış şeması tarzı (görsel) |
| Koşullu dallar | Paths (ücretli planlarda) | Tüm planlarda mevcut |
| Veri dönüşümü | Sınırlı (Formatter ile) | Geniş (built-in fonksiyonlar) |
| Öğrenme eğrisi | Düşük (başlangıç dostu) | Orta (daha güçlü ama karmaşık) |
| Türkçe destek | Yok | Yok |
Zapier, uygulama yelpazesinde Salesforce, HubSpot ve eski kurumsal araçlarda daha geniş entegrasyon sunar. Make ise karmaşık veri dönüşümleri gerektiren veya bütçe kısıtı olan ekipler için daha iyi operasyon başına maliyet verir. Ayda 1.000’in altında operasyonla çalışacaksanız Make’in ücretsiz planı Zapier’in ücretli başlangıç planından daha fazla değer taşır.
5 Pratik Otomasyon Örneği
1. Form → CRM + Slack bildirimi Typeform veya Tally’de yeni yanıt geldiğinde HubSpot’a kişi oluştur ve #satis Slack kanalına mesaj gönder. Kurulum süresi: 10 dakika. Sıfır kopya-yapıştır.
2. Shopify siparişi → Mailchimp segmenti Yeni sipariş tamamlandığında müşteriyi “alıcılar” segmentine ekle, sipariş tutarına göre VIP listesine de ekle. İki şartlı dal, Make ile ücretsiz planda çalışır.
3. Google Sheets → Trello kartı Proje takip tablosuna yeni satır eklendiğinde ilgili Trello panosuna kart oluştur ve atanacak kişiye e-posta gönder. Proje yöneticilerinin en sık kurduğu otomasyon tiplerinden biridir.
4. Gmail etiketi → Asana görevi “Müşteri talebi” etiketiyle işaretlenen e-posta Asana’da göreve dönüşür, son tarih olarak 2 iş günü atanır. Destek ekiplerinin SLA takibinde kullandığı standart bir yapıdır.
5. RSS → LinkedIn paylaşımı Blog RSS beslemesine yeni içerik düştüğünde LinkedIn Company Page’e otomatik paylaşım gönderilir. Buffer veya Hootsuite gerektirmeden çalışır.
İlk Otomasyonunuzu Adım Adım Kurun
Zapier üzerinden ilk Zap’i kurmak için:
- zapier.com/app/zaps/new adresine gidin.
- Trigger adımında uygulamayı seçin (örn. Google Forms) ve bağlanın.
- Test verisini çekin; Zapier mevcut formdaki son yanıtı örnek olarak kullanır.
- Action adımında hedef uygulamayı seçin (örn. HubSpot) ve veri alanlarını eşleyin.
- Zap’i test edin; HubSpot’ta yeni kişi oluştuğunu doğrulayın.
- Açık bırakın; Zapier ücretsiz planda her 15 dakikada tetikleyiciyi kontrol eder.
Make üzerinde ilk senaryoyu kurmak için aynı süreci izleyin ama akış görsel modüllerle tanımlanır. Modüller arası veri bağlantısı ok çizerek kurulur; koşullu dallar için “Router” modülünü kullanın.
Uyarı: Canlıya geçmeden önce test modunda en az 3 farklı veriyle çalıştırın. Yanlış eşleştirilmiş alan CRM’e eksik kayıt düşürür ve veri temizliği gerektiren hataya dönüşür.
Otomasyon Kurarken Dikkat Edilmesi Gerekenler
Döngüden kaçının: Uygulama A → Uygulama B → Uygulama A şeklinde kurulan zincirler sonsuz döngüye girerek birkaç dakikada aylık görev kotanızı tüketebilir. Her otomasyonun bir bitiş noktası olmalıdır.
API limitleri: Zapier’ın polling mantığı (15 dakikada bir kontrol) gerçek zamanlı değildir. Anlık bildirim gereken senaryolarda webhook destekli uygulamalar kullanın; Tally, Typeform Pro ve Stripe webhook’ları destekler.
Veri gizliliği: Zapier ve Make, aktarılan verileri geçici olarak belleğe alır. KVKK kapsamındaki kişisel veri içeren akışlarda veri işleme sözleşmesi (DPA) imzalandığından emin olun. Her iki platform da DPA sunar.
Hata izleme: Zapier ücretsiz planda hata geçmişini 7 gün saklar. Make’te tüm yürütme geçmişi Plan sınırına kadar izlenebilir. Kritik akışlar için hata adımına e-posta veya Slack bildirimi ekleyin.
SSS
Zapier ve Make arasındaki temel fark nedir? Zapier daha fazla uygulamayla entegre olur ve kurulumu daha kolaydır. Make daha az uygulamayı destekler ama aynı fiyata çok daha fazla operasyon sunar ve karmaşık veri dönüşümlerinde Zapier’den üstündür. Başlangıç için Zapier, bütçe odaklı veya karmaşık akışlar için Make tercih edilir.
Otomasyon platformları KVKK ile uyumlu mu? Zapier ve Make, GDPR uyumludur ve DPA (Veri İşleme Anlaşması) imzalar. Türkiye’deki kişisel veri akışları için KVKK açısından ek değerlendirme yapılması gerekir; sunucu konumlarını ve veri saklama sürelerini her iki platformun gizlilik belgelerinden kontrol edin.
Otomasyon için kodlama bilgisi gerekiyor mu? Standart tetikleyici-aksiyon senaryoları için kod gerekmez. Özel veri dönüşümleri, regex veya API çağrısı gereken adımlarda Zapier Code veya Make HTTP modülü JavaScript ve JSON bilgisi gerektirir.
Kaç otomasyonla başlamalıyım? En yüksek tekrar sıklığına sahip tek bir süreci seçin ve önce onu otomatikleştirin. Paralel kurulmaya çalışılan birden fazla otomasyon, test sürecini uzatır ve hataların izini kaybettirir.
Ücretsiz plan yeterli mi? Make’in ücretsiz planı (1.000 operasyon/ay) küçük ekipler ve bireysel kullanıcılar için genellikle yeterlidir. Zapier’ın 100 görev sınırı ise aktif kullanımda hızla dolabilir; test aşamasının ötesine geçiyorsanız ücretli plana geçin.
Zapier ve Make hakkında daha ayrıntılı inceleme için Zapier incelememizi ve Make incelememizi okuyun.
Bu sayfadaki bağlantılardan komisyon kazanabiliriz; bu durum değerlendirmelerimizi etkilemez.